Инструкция «Порядок расчетов за наши услуги» — это не менторское назидание, а регламент, позволяющий сократить до минимума количество времени, которое требуется на обработку финансовых данных. Тщательно придерживаясь этого регламента, вы сможете намного быстрее анализировать исходящую от нас информацию.

Каждому, кто занимается транспортом, известно, что данный вид деятельности вынуждает оформлять, обрабатывать, отсылать буквально десятки тысяч бумаг, счетов, актов, отчетов. Причем, весь этот поток бумаг должен иметь удобное представление, формат, данные.

Организация документооборота внутри нашего холдинга и сообщение с клиентами — важнейшие задачи, решением которых мы последовательно занимаемся. Применение данного регламента не должно доставить вам серьезных неудобств ведь мы, фактически, переложили на бумагу то, чем руководствовались все последние годы.

Для работы с нами клиент должен иметь постоянно действующий электронный адрес, по которому он сможет принимать от нас инвойсы, стейтменты и другие финансовые документы.

	Оплата любых услуг, а также обязательных платежей, перечисляемых в пользу или посредством предприятий холдинга, осуществляется на основе счетов (инвойсов), выписываемых нашей финансовой службой.

Выставление инвойсов, их отправка происходит в автоматическом режиме. Каждое действие должным образом регистрируется в базе данных.

Мы отправляем инвойсы по электронной почте с центрального финансового сервера в США. Отправка осуществляется только с адреса , вне зависимости от того, какое конкретно предприятие холдинга «Полярис» оформляет инвойс.

Если вы получили инвойс с другого электронного адреса, не оплачивайте его. Любые вопросы, связанные с выставлением счетов следует решать непосредственно с обслуживающим вас сотрудником финансовой службы. Не отправляйте свои вопросы на адрес указанного выше сервера.

Инвойс в электронном виде приравнивается к бумажному документу и подлежит оплате независимо от того, нужна клиенту бумажная копия или нет.

Сумма фрахтовых платежей должна быть оплачена клиентом до начала экспедирования в полном объеме, если иное не согласовано в письменной форме (в том числе и по электронной почте). Мы убедительно просим клиентов оплачивать фрахт не позднее, чем за четыре рабочих дня до планируемого вывоза контейнеров из наших портов.

Мы гарантируем отправку денег морскому перевозчику на следующий рабочий день после получения средств от клиента. Получение денег морским перевозчиком, проверка состояния его счета находится вне зоны нашей компетенции. Поэтому любые задержки не могут быть предъявлены нам, если мы сможем доказать, что своевременно оплатили фрахт по назначению.

Клиент самостоятельно контролирует получение инвойсов на оплату фрахта.

Внимание! Не оставляйте на последние часы оплату фрахта за контейнеры, которые вы хотите вывозить.

Мы часто физически не можем обработать все необходимые документы, выполнить требуемые процедуры для оплаты фрахта морским перевозчикам. Простая разница во времени в банках Европы и США иногда не позволяет нам доказать морскому перевозчику, что мы оплатили фрахт, а значит получить «добро» на вывоз вашего контейнера.

Таможенные платежи, услуги по таможенной обработке, экспедированию, сертификации, авто и железнодорожной доставке должны быть оплачены клиентом до начала работ, если иное не согласовано в письменной форме (в том числе и по электронной почте).

В платежном документе нужно указать номера инвойсов и других документов, позволяющих идентифицировать назначение платежа. Мы получаем и обрабатываем в день сотни транзакций по десяткам банковских счетов и отсутствие такой информации серьезно осложняет нашу работу.

Проверка поступления денег на наши счета осуществляется ежедневно и в полуавтоматическом режиме. Обязательно планируйте перечисление средств с учетом времени движения денег между банками. Ссылки на то, что деньги отправлены, но еще не дошли, при планировании вывоза контейнеров во внимание не принимаются.

Клиент обязан самостоятельно следить за состоянием взаиморасчетов с нашей организацией. Для облегчения учета задолженности перед холдингом «Полярис» всем клиентам (по их просьбе) кроме инвойсов для оплаты отправляются еще и стейтменты.

Вы можете заказать электронное письмо с текущим состоянием расчетов по почте (). В него будут включены все расчеты вашего предприятия независимо от того, куда и когда вы оплачивали услуги холдинга.

Отсутствие оплаты (неполная оплата) наших счетов может автоматически привести к остановке работ. Мы часто полагаемся на вашу информацию о движении денег и за несколько дней планируем нашу деятельность. Поэтому любые дополнительные расходы (демередж, хранение в порту, простой автотранспорта и т. п.), которые могут возникнуть из-за невыполнения требований этой инструкции, мы вынуждены будем предъявить клиенту.