Уважаемые клиенты!

Многие из вас обратили внимание на то, что у нас введена в строй новая АТС.

Уверен, что некоторые уже в сердцах ругали нас: «Зачем это было нужно? Ничего не понятно! Зачем прослушивать все пункты меню…?».

Полностью с вами согласен, я так же, как и вы, возмущаюсь из-за этих новшеств, когда пытаюсь дозвониться до наших ответственных сотрудников. И, тем не менее, есть ряд причин, которые требуют от нас обращения к новым способам коммуникации и, в том числе, внедрения новых АТС.

Зачем?

1. В последнее время большинство наших сотрудников уже не могли должным образом обрабатывать поступающие звонки. А это приводит к недопустимому ухудшению качества нашей работы.
2. Наши сотрудники, которые общаются с клиентами, принимают решения, от которых напрямую зависят и наши, и ваши финансовые дела. Поэтому мы решили сократить практику принятия решений по телефону и направить коммуникации в сторону электронной почты. Так достигается возможность почти абсолютной фиксации общения, что крайне важно в сложных, спорных моментах нашей работы.
3. Не секрет, что телефонная связь крайне уязвима для посторонних. Это также является важной причиной, по которой мы ограничиваем общение наших сотрудников по телефону.

Для простоты и удобства в работе с АТС, следуйте прилагаемой инструкции.
Надеюсь на взаимопонимание и дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С уважением,
А. В. Захаров
Холдинг «Полярис»

Инструкция

Приветственное сообщение, вместе с мелодией, занимает десять секунд, после чего включается автоматический оператор и просит выбрать один из пунктов меню.

• Чтобы переадресовать на Секретарь, наберите 1.
• Если вы знаете добавочный номер нужного вам абонента, наберите 2. Автооператор попросит вас набрать добавочный номер для соединения с абонентом. Если он занят или отсутствует, автооператор ппредложит вам оставить сообщение на автоответчик.
• Чтобы переадресовать на Отдел обслуживания клиентов «Промтэкс», наберите 3.
• Чтобы переадресовать на Отдел обслуживания клиентов «Полярис», наберите 4.
• Чтобы переадресовать на Финансовый отдел, наберите 5.
• Чтобы переадресовать на Бухгалтерию «Промтэкс», наберите 6.
• Чтобы переадресовать на Бухгалтерию «Полярис», наберите 7.

Если вы прослушаете все пункты меню и не нажмете ни одной цифры, то система автоматически соединит вас с секретарем. Если он не ответит в течение двадцати секунд — повторится фраза автооператора с повторным соединением с секретарем.

	Для того чтобы сэкономить время соединения, пользуйтесь услугой добавочного номера. Набирать необходимую цифру нужно только в тоновом наборе.

Если у вас телефон с импульсным набором, то перед набором цифры меню, нажмите символ «звездочка». Если вы пользуетесь самым простым аппаратом, где нет этого символа, прослушайте все пункты меню — и вас автоматически соединят с секретарем. Набирать цифру меню можно сразу после мелодии, т. е. как только вы услышите голос оператора (не дожидаясь окончания фразы).

Например, вы набираете любой из наших телефонных номеров: (048) 786-0-230, 372-885, 786-0-862, 786-0-638, 786-0-639, 786-0-236, 786-0-598. В случае удачного соединения вы слышите: «Добрый день, в целях улучшения качества обслуживания клиентов, ваш разговор будет записан, дождитесь автооператора». Играет мелодия, затем оглашаются пункты меню. Набирать нужную вам комбинацию цифр можно, как только вы услышите: «Чтобы…».

1 — секретарь.
3 — отдел обслуживания клиентов «Промтэкс» ( здесь предоставляют информацию о статусе контейнера).
4 — отдел обслуживания клиентов «Полярис».
5 — финансовый отдел.
6 — бухгалтерия «Промтэкс» (в основном, для работников банков и налоговых инспекций).
7 — бухгалтерия «Полярис».

Не забывайте, что при импульсном наборе, перед нужным вам номером, необходимо переключить ваш телефонный аппарат в тоновый набор, нажав символ «*».

Чтобы передать факс, используйте автоматический факсовый номер (0482) 376-916.

Каждый сотрудник имеет свой добавочный номер телефона. В то же время, за каждым пунктом меню, кроме 2, закреплен ответственный сотрудник соответствующего отдела фирмы, что упрощает правила набора номера.

2 — необходимая дополнительная цифра при наборе каждого добавочного номера.

Например: номер секретаря в меню 1, но секретарь, также имеет и свой добавочный номер 101, которым можно воспользоваться, набрав 2 + 101. Следовательно, в данном случае, удобнее пользоваться просто 1.

Чтобы на ваш звонок, как можно скорее, ответил вызываемый сотрудник (который в данный момент времени занят, либо отсутствует) пользуйтесь услугой передачи голосовых сообщений в почтовый ящик.

ООО «АТ Промтэкс»:

• 2+101 или пункт меню 1 — секретарь, Городниченко Лилия Игнатьевна;
• 2+103 — зам. директора по финансам, Давыдов Евгений Анатольевич;
• 2+105 — зам. директора по эксплуатации, Анистратенко Елена Николаевна;
• 2+106 или пункт меню 5 — ст. экономист, Деревенко Мария Ивановна;
• 2+107 — специалист, Рыбак Юрий Владимирович;
• 2+107 — специалист, Гриценко Игорь Владимирович;
• 2+108 — начальник отдела контрактов, Кальницкий Георгий Валерьевич;
• 2+109 или пункт меню 6 — бухгалтер, Круковская Ирина Анатольевна;
• 2+110 или пункт меню 3 — менеджер, Танц Ирен Петровна;
• 2+111 — офис-менеджер, Ясиновская Александра Александровна;
• 2+113 — инженер-программист, Колотов Константин Александрович;
• 2+114 — системный администратор, Дидык Валерий Михайлович;
• 2+115 — гл. бухгалтер, Морозов Дмитрий Евгеньевич;
• 2+116 — начальник отдела программирования, Алюев Александр Александрович;
• 2+118 — зам. директора, Козленко Вячеслав Игоревич;
• 2+119 — ст. юрисконсульт, Скоробогатова Татьяна Владиславовна.
• 2+124 — вас переадресуют в «Полярис».

Отдел обслуживания клиентов «Полярис»:

• 2+125 или пункт меню 4 — начальник отдела маркетинга, Чураков  М. Ю.

Бухгалтерия ЧП «Полярис»:

• 2+121 — или пункт меню 7 — гл. бухгалтер, Алефирова  Т. И.;
• 2+122 — бухгалтер-кассир, Зирчук  Т. А.;
• 2+123 — бухгалтер, Нестеркова  А. В.